Wynajem mieszkania wiąże się z ryzykiem – najemca może przestać płacić czynsz, zniszczyć lokal lub po prostu zniknąć z zaległościami. Kaucja w wysokości jednego czy dwóch czynszów często nie wystarcza na pokrycie rzeczywistych strat. Dlatego coraz więcej właścicieli sięga po dodatkowe zabezpieczenie w postaci umowy poręczenia.

W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest poręczyciel najmu, jakie wymagania musi spełnić, jak prawidłowo sporządzić umowę poręczenia oraz jakie alternatywy mają do dyspozycji zarówno wynajmujący, jak i najemcy – w tym studenci wynajmujący swoje pierwsze mieszkanie.

Czym jest poręczenie najmu?

Poręczenie to umowa regulowana przepisami Kodeksu cywilnego, a konkretnie art. 876 § 1, który stanowi:

„Przez umowę poręczenia poręczyciel zobowiązuje się względem wierzyciela wykonać zobowiązanie na wypadek, gdyby dłużnik zobowiązania nie wykonał.”

W kontekście najmu oznacza to, że poręczyciel zobowiązuje się pokryć zobowiązania najemcy (dłużnika) wobec wynajmującego (wierzyciela), jeśli najemca nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Dotyczy to przede wszystkim płatności czynszu i innych opłat związanych z najmem, ale może obejmować również pokrycie kosztów napraw zniszczeń wyrządzonych przez najemcę.

Poręczyciel odpowiada solidarnie z najemcą – wynajmujący może dochodzić swoich roszczeń zarówno od najemcy, jak i od poręczyciela. Co istotne, poręczyciel nie musi mieszkać w wynajmowanym lokalu, aby ponosić odpowiedzialność za zobowiązania najemcy.

Poręczenie a kaucja – jaka różnica?

Kaucja i poręczenie to dwa różne mechanizmy zabezpieczające interesy wynajmującego, które mogą (i często powinny) funkcjonować równolegle.

Kaucja to kwota pieniężna wpłacana przez najemcę przed podpisaniem umowy lub przy przekazaniu lokalu. Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów jej wysokość nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu (dla najmu zwykłego) lub sześciokrotności (dla najmu okazjonalnego i instytucjonalnego). W praktyce najczęściej wynosi równowartość jednego do trzech czynszów.

Poręczenie to zobowiązanie osoby trzeciej do pokrycia długów najemcy. Nie wymaga zamrożenia żadnych środków z góry – poręczyciel płaci dopiero wtedy, gdy najemca nie wywiąże się ze zobowiązań.

Połączenie obu mechanizmów daje wynajmującemu znacznie silniejszą ochronę: kaucja pokrywa drobne zaległości i koszty napraw, a poręczenie stanowi dodatkowe zabezpieczenie na wypadek poważniejszych problemów.

Kiedy warto wymagać poręczyciela?

Nie każda umowa najmu wymaga poręczenia. Decyzja o jego wymaganiu powinna wynikać z oceny ryzyka związanego z konkretnym najemcą. Typowe sytuacje, w których poręczyciel zwiększa bezpieczeństwo transakcji:

Najem studentom – studenci rzadko mają stałe dochody wystarczające do samodzielnego pokrycia czynszu. Ich głównym źródłem utrzymania jest często stypendium lub wsparcie rodziców, co utrudnia weryfikację wypłacalności. Poręczenie przez rodzica lub opiekuna jest w tej grupie standardową praktyką.

Osoby rozpoczynające karierę zawodową – świeżo upieczeni absolwenci, którzy dopiero zaczynają pracę, mogą nie mieć jeszcze stabilnych dochodów ani historii kredytowej. Poręczyciel zapewnia wynajmującemu dodatkowe bezpieczeństwo w tym przejściowym okresie.

Najemcy z niestabilnymi dochodami – osoby pracujące na umowach zlecenia, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub wykonujące pracę sezonową mogą mieć trudności z udokumentowaniem regularnych wpływów.

Obcokrajowcy – cudzoziemcy często nie mają polskiej historii kredytowej ani lokalnych kontaktów, którzy mogliby udzielić referencji. Poręczyciel z Polski może znacząco ułatwić im dostęp do rynku najmu.

Osoby samotnie wychowujące dzieci – mimo często stabilnego zatrudnienia, samotni rodzice mogą budzić obawy wynajmujących ze względu na zwiększone ryzyko trudności finansowych.

Kto może być poręczycielem?

Przepisy nie określają sztywnych wymagań dotyczących osoby poręczyciela. W praktyce jednak wynajmujący i zarządcy nieruchomości stosują własne kryteria, aby mieć pewność, że poręczenie rzeczywiście zabezpiecza ich interesy.

Typowe wymagania wobec poręczyciela

Stabilna sytuacja finansowa – poręczyciel powinien dysponować dochodami wystarczającymi do pokrycia ewentualnych zobowiązań najemcy. Nie ma ustalonego minimum, ale wynajmujący często oczekują, że dochody poręczyciela będą co najmniej dwu- lub trzykrotnie wyższe od miesięcznego czynszu.

Stałe zatrudnienie lub emerytura – osoby z umową o pracę na czas nieokreślony lub pobierające stałą emeryturę są preferowane ze względu na przewidywalność dochodów. Poręczyciel może być emerytem, jeśli jego świadczenie pozwala na pokrycie potencjalnych zobowiązań.

Własność nieruchomości – choć nie jest to wymóg prawny, posiadanie mieszkania lub domu przez poręczyciela daje wynajmującemu dodatkowe poczucie bezpieczeństwa. W razie egzekucji komorniczej istnieje majątek, z którego można dochodzić roszczeń.

Rezydencja w Polsce – w przypadku poręczycieli mieszkających za granicą egzekucja zobowiązań może być znacznie utrudniona lub wręcz niemożliwa. Dlatego większość wynajmujących wymaga poręczycieli będących polskimi rezydentami.

Brak zadłużenia – poręczyciel nie powinien mieć zaległości w BIG, KRD ani negatywnych wpisów w rejestrach dłużników. Warto poprosić o zgodę na weryfikację w bazach danych.

Kto najczęściej zostaje poręczycielem?

W praktyce poręczycielami najczęściej zostają rodzice, dziadkowie lub inni bliscy członkowie rodziny najemcy. Wynika to z faktu, że poręczenie wiąże się z poważnym zobowiązaniem finansowym – mało kto zgodzi się je przyjąć na rzecz osoby, której nie zna lub której nie ufa.

Poręczycielem może być również pracodawca najemcy, przyjaciel rodziny lub inna osoba trzecia, o ile spełnia wymagania wynajmującego i świadomie akceptuje ryzyko.

Jak sporządzić umowę poręczenia?

Prawidłowo sporządzona umowa poręczenia jest kluczowa dla skutecznego zabezpieczenia interesów wynajmującego. Kodeks cywilny wymaga, aby oświadczenie poręczyciela zostało złożone na piśmie – w przeciwnym razie umowa jest nieważna.

Niezbędne elementy umowy poręczenia

Forma pisemna – to wymóg ustawowy. Ustne zapewnienia o poręczeniu nie mają mocy prawnej. Umowa musi być podpisana przez poręczyciela własnoręcznie.

Dane stron – pełne dane osobowe wynajmującego, najemcy i poręczyciela, w tym imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, numery PESEL oraz numery i serie dowodów osobistych.

Opis przedmiotu najmu – dokładne określenie lokalu, którego dotyczy poręczenie, wraz z adresem i ewentualnie numerem księgi wieczystej.

Oświadczenie poręczyciela – poręczyciel musi oświadczyć, że zna treść umowy najmu i wynikające z niej zobowiązania finansowe najemcy. To oświadczenie powinno być częścią umowy poręczenia lub stanowić jej załącznik.

Górna granica odpowiedzialności – ponieważ poręczenie przy najmie dotyczy długu przyszłego (który jeszcze nie istnieje w chwili podpisania umowy), konieczne jest określenie maksymalnej kwoty odpowiedzialności poręczyciela. Może to być np. dwunastokrotność miesięcznego czynszu plus koszty mediów i napraw do określonej kwoty.

Okres obowiązywania – umowa powinna określać, czy poręczenie jest terminowe (na czas trwania umowy najmu) czy bezterminowe. W przypadku poręczenia bezterminowego poręczyciel może je odwołać w dowolnym momencie, o ile nie powstało jeszcze zadłużenie.

Zakres odpowiedzialności – warto sprecyzować, za jakie zobowiązania odpowiada poręczyciel: tylko czynsz, czy również opłaty administracyjne, media i koszty napraw.

Forma notarialna – dodatkowe zabezpieczenie

Umowa poręczenia może, choć nie musi, zostać sporządzona w formie aktu notarialnego. Forma notarialna ułatwia późniejsze dochodzenie roszczeń – poręczyciel może w akcie notarialnym poddać się egzekucji, co przyspiesza procedurę windykacyjną bez konieczności uzyskiwania wyroku sądowego.

Koszty aktu notarialnego są jednak dodatkowym wydatkiem, dlatego ta forma jest stosowana głównie przy drogich nieruchomościach lub gdy wynajmujący chce maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy.

Poręczenie w najmie studenckim

Studenci stanowią szczególną grupę najemców, dla której poręczenie jest niemal standardowym wymogiem. Większość studentów nie posiada własnych dochodów wystarczających do samodzielnego opłacania czynszu, a ich sytuacja finansowa zależy od wsparcia rodziny lub stypendiów.

Specyfika najmu studenckiego

Polski rynek mieszkaniowy oferuje studentom kilka opcji zakwaterowania, każda z innymi wymaganiami dotyczącymi zabezpieczeń:

Akademiki uczelniane – domy studenckie zarządzane przez uczelnie są najtańszą opcją (od 300 do 1300 zł miesięcznie w zależności od miasta i standardu). Akademiki zazwyczaj nie wymagają poręczyciela ani wysokiej kaucji – uczelnia ma inne mechanizmy zabezpieczające swoje interesy, takie jak wpłata zadatku czy system przydziału miejsc.

Prywatne akademiki – nowoczesne obiekty typu PBSA (Purpose-Built Student Accommodation) oferują wyższy standard, ale i wyższe ceny. Wiele z nich wymaga poręczyciela lub umożliwia wpłatę czynszu za cały semestr z góry jako alternatywę.

Wynajem prywatny – pokoje i mieszkania wynajmowane od prywatnych właścicieli prawie zawsze wymagają poręczyciela w przypadku studentów. Dotyczy to zarówno pokoi w większych mieszkaniach, jak i wynajmu całych lokali przez grupy studentów.

Wspólne mieszkanie i odpowiedzialność solidarna

Studenci często wynajmują mieszkania wspólnie z innymi osobami, podpisując jedną umowę najmu na kilka osób. W takiej sytuacji pojawia się kwestia odpowiedzialności solidarnej – każdy z najemców (i potencjalnie każdy poręczyciel) może odpowiadać za całość zobowiązań, nie tylko za „swoją część”.

Przy konstruowaniu umowy poręczenia w przypadku wspólnego najmu studenckiego warto jasno określić:

Czy każdy student musi mieć własnego poręczyciela?
Czy poręczyciel odpowiada tylko za „swojego” najemcę, czy za wszystkich solidarnie?
Jaka jest górna granica odpowiedzialności poszczególnych poręczycieli?

Wynajmujący powinni pamiętać, że im jasniej zostaną określone te kwestie, tym mniej problemów pojawi się w przypadku konfliktów między współlokatorami lub ich poręczycielami.

Alternatywy dla studentów bez poręczyciela

Nie każdy student ma możliwość przedstawienia poręczyciela – rodzice mogą mieszkać za granicą, nie spełniać wymagań finansowych lub po prostu nie zgadzać się na przyjęcie zobowiązania. W takiej sytuacji student może rozważyć:

Akademik uczelniany – uczelnie publiczne z reguły nie wymagają poręczyciela od studentów ubiegających się o miejsce w akademiku. Warto złożyć wniosek odpowiednio wcześnie, ponieważ liczba miejsc jest ograniczona.

Wpłata czynszu z góry – niektórzy wynajmujący zgadzają się zrezygnować z poręczyciela, jeśli student wpłaci czynsz za kilka miesięcy z góry (np. za cały semestr). To jednak wymaga dysponowania odpowiednią sumą na początku.

Wyższa kaucja – alternatywą może być kaucja w wysokości dwóch lub trzech czynszów zamiast standardowego jednego. Należy jednak pamiętać o ustawowych limitach.

Gwarancja płatności (Rendin i podobne) – na polskim rynku pojawiły się usługi typu Rendin, które oferują gwarancję płatności czynszu dla wynajmującego w zamian za niewielką miesięczną opłatę od najemcy. Dzięki temu najemca nie musi wpłacać kaucji ani przedstawiać poręczyciela.

Co robić, gdy najemca nie płaci?

Posiadanie poręczyciela to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest właściwe postępowanie w sytuacji, gdy najemca faktycznie przestaje regulować swoje zobowiązania.

Procedura dochodzenia roszczeń od poręczyciela

Krok 1: Powiadomienie poręczyciela – gdy najemca zalega z płatnościami, wynajmujący powinien niezwłocznie powiadomić o tym poręczyciela. Powiadomienie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, zachowując kopię pisma.

Krok 2: Wezwanie do zapłaty – jeśli ani najemca, ani poręczyciel nie uregulują zaległości, należy wysłać formalne wezwanie do zapłaty obu stronom, określając kwotę zadłużenia i termin płatności.

Krok 3: Pozew sądowy – w przypadku braku reakcji kolejnym krokiem jest złożenie pozwu do sądu. Co istotne, pozywać należy zarówno najemcę, jak i poręczyciela – bez tytułu wykonawczego na poręczyciela komornik nie będzie mógł prowadzić egzekucji z jego majątku.

Krok 4: Egzekucja komornicza – po uzyskaniu wyroku sądowego i nadaniu mu klauzuli wykonalności można skierować sprawę do komornika. Jeśli najemca okaże się niewypłacalny (puste konto, brak majątku), komornik sięgnie do majątku poręczyciela.

Elektroniczne postępowanie upominawcze

Dla standardowych spraw o zapłatę (gdy roszczenie jest bezsporne i udokumentowane) najszybszą ścieżką jest elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU). Pozwala ono na szybsze uzyskanie nakazu zapłaty bez konieczności prowadzenia pełnego postępowania sądowego.

Alternatywy dla poręczenia

Poręczenie to nie jedyne dostępne zabezpieczenie umowy najmu. Na polskim rynku funkcjonuje kilka alternatywnych rozwiązań, które mogą uzupełnić lub zastąpić tradycyjne poręczenie.

Wyższa kaucja

Najprostszym rozwiązaniem jest podwyższenie kaucji. Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów maksymalna kaucja to dwunastokrotność miesięcznego czynszu przy najmie zwykłym. W praktyce oznacza to, że przy czynszu 2000 zł wynajmujący może teoretycznie żądać nawet 24 000 zł kaucji.

Tak wysokie kaucje są jednak rzadkością – większość najemców nie dysponuje taką sumą na start. Realistycznie wynajmujący mogą liczyć na kaucję w wysokości dwóch do trzech czynszów bez odstraszania potencjalnych najemców.

Ubezpieczenie płatności czynszu

Na polskim rynku dostępne są ubezpieczenia chroniące wynajmujących przed niewypłacalnością najemców. Produkty takie jak „Wynajem na Gwarancji” od PZU (oferowane m.in. przez simpl.rent) zapewniają:

Odszkodowanie w przypadku zalegania najemcy z czynszem przez ponad 30 dni
Pokrycie kosztów czynszu administracyjnego i mediów
Wsparcie prawne w przypadku konieczności eksmisji

Ubezpieczenie tego typu kosztuje zazwyczaj kilkaset złotych rocznie i stanowi sensowne uzupełnienie kaucji i poręczenia.

Usługi gwarancyjne (Rendin)

Rendin to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku, która oferuje model bezpieczeństwa korzystny dla obu stron umowy najmu. Wynajmujący otrzymuje gwarancję płatności czynszu i rekompensatę za ewentualne zniszczenia (do 10-krotności czynszu), a najemca w zamian nie musi wpłacać kaucji.

Koszt usługi ponosi najemca – wynosi 2,5% miesięcznego czynszu. Dla właściciela usługa jest bezpłatna, a przy tym obejmuje weryfikację najemcy przed podpisaniem umowy.

Weksel

Weksel to kolejne tradycyjne zabezpieczenie, które może być stosowane równolegle z poręczeniem. Weksel in blanco wystawiony przez najemcę (lub poręczyciela) daje wynajmującemu możliwość szybszego dochodzenia roszczeń – postępowanie nakazowe na podstawie weksla jest prostsze niż standardowy proces sądowy.

Należy jednak pamiętać, że weksel wymaga prawidłowego wypełnienia deklaracji wekslowej i może budzić obawy u najemców nieznających tej formy zabezpieczenia.

Poddanie się egzekucji w akcie notarialnym

W przypadku najmu okazjonalnego obowiązkowym elementem jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Podobne oświadczenie może złożyć również poręczyciel.

Ta forma zabezpieczenia znacząco przyspiesza proces dochodzenia roszczeń – nie trzeba czekać na wyrok sądu, wystarczy nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Zarządzanie informacjami o poręczycielach

Posiadanie poręczyciela to jedno, ale skuteczne zarządzanie dokumentacją i danymi kontaktowymi to drugie. W sytuacji kryzysowej wynajmujący musi mieć natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.

Co warto przechowywać?

Dla każdego poręczenia wynajmujący powinien zachować:

Oryginał umowy poręczenia z podpisem poręczyciela
Kopię dokumentu tożsamości poręczyciela
Dokumenty potwierdzające sytuację finansową (zaświadczenie o zarobkach, wyciąg z konta)
Aktualne dane kontaktowe (telefon, e-mail, adres korespondencyjny)
Ewentualne wyniki weryfikacji w bazach dłużników

Centralizacja dokumentacji

Przy zarządzaniu wieloma nieruchomościami łatwo zgubić się w dokumentach rozproszonych po różnych teczkach i folderach. Platformy do zarządzania najmem, takie jak Apartemo, pozwalają przechowywać dane poręczyciela bezpośrednio przy rekordzie najmu.

W Apartemo możesz dodać poręczyciela do każdej umowy najmu, zapisując jego dane kontaktowe, relację z najemcą oraz załączając zeskanowaną dokumentację. Dzięki temu w przypadku problemów z płatnościami wszystkie potrzebne informacje są dostępne w jednym miejscu – bez przeszukiwania segregatorów czy skrzynki mailowej.

Aktualizacja danych

Dane poręczyciela powinny być regularnie aktualizowane. Zmiana numeru telefonu czy adresu może sprawić, że w kluczowym momencie nie będziesz mógł się skontaktować z osobą, która ma pokryć zaległości najemcy.

Warto przy każdym przedłużeniu umowy najmu weryfikować aktualność danych poręczyciela i jego gotowość do kontynuowania poręczenia.

Kluczowe elementy umowy poręczenia – lista kontrolna

Przed podpisaniem umowy poręczenia sprawdź, czy zawiera wszystkie niezbędne elementy:

Elementy obowiązkowe:

Forma pisemna z własnoręcznym podpisem poręczyciela
Dane osobowe wszystkich stron (wynajmujący, najemca, poręczyciel)
Dokładny opis przedmiotu najmu
Oświadczenie poręczyciela o znajomości treści umowy najmu
Określenie górnej granicy odpowiedzialności za dług

Elementy zalecane:

Okres obowiązywania poręczenia
Szczegółowy zakres odpowiedzialności (czynsz, media, naprawy)
Procedura powiadamiania poręczyciela o zaległościach
Warunki wygaśnięcia lub odwołania poręczenia
Wskazanie adresu do korespondencji

Załączniki:

Kopia umowy najmu
Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu
Dokumenty potwierdzające sytuację finansową poręczyciela

Podsumowanie

Poręczenie najmu to skuteczne narzędzie zabezpieczające interesy wynajmującego, szczególnie w przypadku najemców o podwyższonym ryzyku – studentów, osób rozpoczynających karierę zawodową czy cudzoziemców. Prawidłowo sporządzona umowa poręczenia, w połączeniu z kaucją i odpowiednią weryfikacją najemcy, znacząco zmniejsza ryzyko strat finansowych związanych z wynajmem.

Kluczowe wnioski:

Poręczenie reguluje art. 876 Kodeksu cywilnego – oświadczenie poręczyciela musi być złożone na piśmie
Poręczyciel odpowiada solidarnie z najemcą za zobowiązania wynikające z umowy najmu
W przypadku najmu studenckiego poręczenie przez rodzica lub opiekuna jest standardową praktyką
Umowa poręczenia powinna zawierać górną granicę odpowiedzialności i oświadczenie o znajomości warunków najmu
Alternatywami dla poręczenia są: wyższa kaucja, ubezpieczenie płatności czynszu oraz usługi gwarancyjne typu Rendin

Zarządzasz wieloma nieruchomościami? Apartemo pozwala przechowywać dane poręczycieli bezpośrednio przy rekordach najmu, zapewniając szybki dostęp do informacji w sytuacji kryzysowej. Sprawdź, jak Apartemo może usprawnić zarządzanie Twoim portfelem nieruchomości.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku konkretnych sytuacji dotyczących umów najmu i poręczenia zalecamy konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie nieruchomości.

Poręczyciel najmu mieszkania: Kompletny przewodnik dla wynajmujących i najemców