Wypowiedzenie, Aneks i Porozumienie Stron: Wzory i Kiedy Ich Użyć

Najemca prosi o obniżenie czynszu na trzy miesiące. Do mieszkania wprowadza się jego partner. Chcesz podnieść stawkę od stycznia. Albo, w wariancie, o którym nikt nie chce myśleć, najemca od kwartału nie płaci i trzeba zakończyć współpracę.

Cztery sytuacje, trzy różne dokumenty i jedna pomyłka, która potrafi kosztować kilka miesięcy czynszu: użycie aneksu tam, gdzie prawo wymaga wypowiedzenia, albo wypowiedzenie sporządzone tak, że jest nieważne od pierwszego dnia.

Poniżej znajdziesz zasadę rozstrzygającą, który dokument jest potrzebny, konkretne terminy wynikające z przepisów oraz trzy gotowe wzory. Na końcu odpowiadamy na pytanie, które zadaje sobie każdy właściciel po wysłaniu wypowiedzenia: co zrobić, jeśli najemca po prostu się nie wyprowadzi.

Aneks, wypowiedzenie czy porozumienie? Dwa pytania rozstrzygają

Zanim sięgniesz po jakikolwiek szablon, odpowiedz sobie na dwa pytania.

Pierwsze: czy najem ma trwać dalej?

Jeśli tak, potrzebujesz aneksu. Aneks zmienia treść obowiązującej umowy, ale jej nie kończy. Zmieniasz wysokość czynszu, dopisujesz najemcę, przedłużasz termin, korygujesz zasady rozliczania mediów. Stosunek najmu trwa nieprzerwanie, zmieniają się tylko jego warunki.

Jeśli nie, przejdź do drugiego pytania.

Drugie: czy najemca się zgadza?

Jeśli tak, najlepszym narzędziem jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Kończycie najem w terminie, który sami ustalacie, bez czekania na ustawowe okresy wypowiedzenia i bez konieczności wykazywania jakiejkolwiek przyczyny.

Jeśli nie, zostaje wypowiedzenie. To jednostronne oświadczenie: nie potrzebujesz zgody najemcy, ale musisz mieć podstawę prawną z ustawy i zachować okres wypowiedzenia.

Ta kolejność ma znaczenie praktyczne. Wielu właścicieli od razu sięga po wypowiedzenie, czyli najtrudniejsze z tych narzędzi, obwarowane najostrzejszymi wymogami, w sytuacji, w której najemca i tak planował się wyprowadzić. Porozumienie załatwiłoby sprawę w tydzień, zamiast w trzy miesiące.

I odwrotnie: nie da się „aneksem” zakończyć najmu wbrew woli najemcy. Dokument nazwany aneksem, który faktycznie kończy umowę za zgodą obu stron, jest w istocie porozumieniem o rozwiązaniu, czyli inną instytucją prawną niż wypowiedzenie.

Kiedy wystarczy aneks

Aneks to właściwy dokument w większości codziennych sytuacji:

zmiana wysokości czynszu (w tym waloryzacja czynszu wynikająca z klauzuli w umowie),
dopisanie lub wykreślenie najemcy,
przedłużenie umowy zawartej na czas oznaczony,
zmiana zasad rozliczania mediów lub terminu płatności,
zmiana wysokości kaucji albo warunków jej zwrotu.

W jakiej formie sporządzić aneks

Obowiązuje prosta reguła z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego: uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia.

W praktyce: jeśli umowa najmu była na piśmie, aneks też musi być na piśmie. Jeśli umowa zawiera zapis „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”, ustne ustalenie o obniżce czynszu jest prawnie bezskuteczne, choćby obie strony się na nie zgodziły.

Uwaga przy najmie okazjonalnym. Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów umowa najmu okazjonalnego oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Nie ma tu miejsca na ustalenia mailowe czy ustne. Aneks bez formy pisemnej nie istnieje w sensie prawnym.

Co musi zawierać poprawny aneks

Dobry aneks jest krótki i precyzyjny. Powinien wskazywać:

numer aneksu i datę zawarcia,
jednoznaczne odesłanie do umowy pierwotnej (data zawarcia, strony, adres lokalu),
dokładnie który paragraf lub ustęp ulega zmianie i jakie otrzymuje brzmienie,
datę wejścia zmiany w życie,
zastrzeżenie, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian,
podpisy obu stron.

Najczęstszy błąd to opisanie zmiany ogólnikowo („strony ustalają nowy czynsz w kwocie 3200 zł”) bez wskazania, który zapis umowy zostaje zastąpiony. Przy sporze trzeba wtedy dowodzić, co dokładnie strony miały na myśli.

Wzór aneksu do umowy najmu

Podgląd wzoru aneksu do umowy najmu — Podgląd wzoru — kliknij, aby pobrać (PDF)

Pobierz wzór aneksu do umowy najmu (PDF)

Formularz do wypełnienia na komputerze lub po wydruku, z miejscem na dane stron, oznaczenie zmienianego zapisu i jego nowe brzmienie. Na drugiej stronie krótka lista kontrolna: co sprawdzić, zanim podpiszesz.

Rozwiązanie za porozumieniem stron: najbardziej niedoceniane narzędzie

Jeśli najemca zgadza się zakończyć najem, porozumienie jest dla Ciebie rozwiązaniem zdecydowanie korzystniejszym niż wypowiedzenie. Powody są trzy.

Nie musisz wykazywać przyczyny. Wypowiedzenie przez właściciela wymaga podstawy ustawowej. Porozumienie nie wymaga żadnej. Wystarczy zgodna wola stron.

Sami ustalacie datę. Nie obowiązują ustawowe okresy wypowiedzenia. Najem może zakończyć się za dwa tygodnie, jeśli tak uzgodnicie, zamiast za trzy miesiące albo, w skrajnym przypadku, za trzy lata.

Nie ma czego podważać. Wypowiedzenie z wadliwie wskazaną przyczyną można zakwestionować w sądzie. Podpisane przez obie strony porozumienie jest znacznie trudniejszym celem.

Forma i treść porozumienia

Zgodnie z art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub sama umowa zastrzega formę surowszą. W praktyce: jeżeli Twoja umowa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności dla wszelkich zmian, zachowaj formę pisemną również tutaj. To rozwiązanie bezpieczniejsze dowodowo i tańsze niż spór o skuteczność ustaleń mailowych.

Porozumienie warto wykorzystać do zamknięcia wszystkich otwartych kwestii naraz. To jego druga zaleta, o której właściciele często zapominają. Poza samą datą zakończenia najmu ujmij w nim:

termin wydania lokalu i sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego,
sposób rozliczenia kaucji: kwota, termin zwrotu, ewentualne potrącenia,
rozliczenie mediów wraz ze wskazaniem stanów liczników na dzień wydania,
oświadczenie, że strony nie wnoszą wobec siebie dalszych roszczeń z tytułu umowy (poza tymi wskazanymi w porozumieniu).

Ostatni punkt jest najcenniejszy. Bez niego rozstajecie się z najemcą, ale nie z ryzykiem, że za pół roku pojawi się żądanie zwrotu kaucji albo zarzut o nierozliczone media.

Wzór porozumienia o rozwiązaniu umowy najmu

Podgląd wzoru porozumienia o rozwiązaniu umowy najmu — Podgląd wzoru — kliknij, aby pobrać (PDF)

Pobierz wzór porozumienia o rozwiązaniu umowy najmu (PDF)

Formularz do wypełnienia na komputerze lub po wydruku. Obejmuje datę rozwiązania umowy, termin wydania lokalu, rozliczenie kaucji i mediów oraz oświadczenie o braku dalszych roszczeń. Wypełniasz raz i zamykasz wszystkie otwarte kwestie naraz.

Kiedy trzeba wypowiedzieć umowę

Tu zaczyna się część, w której najłatwiej popełnić kosztowny błąd, bo pozycja właściciela jest znacznie słabsza, niż wielu zakłada.

Zasada podstawowa (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów): wypowiedzenie przez właściciela może nastąpić tylko z przyczyn określonych w ustawie. Nie możesz wypowiedzieć umowy dlatego, że znalazłeś najemcę gotowego płacić więcej, ani dlatego, że najemca bywa uciążliwy w sposób, którego ustawa nie wymienia.

Ten sam przepis stawia dwa wymogi formalne: wypowiedzenie pod rygorem nieważności musi być dokonane na piśmie oraz określać przyczynę wypowiedzenia. Pismo bez wskazanej przyczyny nie jest „wadliwe”. Jest bezskuteczne od początku.

Przyczyny i terminy

Miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 11 ust. 2), gdy najemca:

mimo pisemnego upomnienia używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z przeznaczeniem, zaniedbuje obowiązki dopuszczając do powstania szkód, niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania albo wykracza w sposób rażący przeciwko porządkowi domowemu;
jest w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych opłat co najmniej za trzy pełne okresy płatności, pod warunkiem uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności;
wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej zgody właściciela;
używa lokalu wymagającego opróżnienia w związku z koniecznością rozbiórki lub remontu budynku.

Punkt drugi zasługuje na podkreślenie, bo tu właściciele potykają się najczęściej: samo powstanie trzymiesięcznej zaległości nie wystarczy. Bez wcześniejszego pisemnego wezwania z dodatkowym miesięcznym terminem wypowiedzenie będzie nieskuteczne, a procedura zaczyna się od nowa. Uporządkowana windykacja miękka ma tu wymiar nie tylko finansowy, ale i dowodowy, ponieważ dokumentuje ciąg wezwań.

Sześć miesięcy, gdy najemca nie zamieszkiwał w lokalu przez okres dłuższy niż 12 miesięcy (art. 11 ust. 3 pkt 1).

Sześć miesięcy, gdy zamierzasz zamieszkać w należącym do Ciebie lokalu, a najemcy przysługuje tytuł prawny do innego lokalu, w którym może zamieszkać (art. 11 ust. 4).

Trzy lata, gdy zamierzasz zamieszkać we własnym lokalu, ale nie zapewniasz najemcy lokalu zamiennego i najemcy nie przysługuje prawo do innego lokalu (art. 11 ust. 5).

Ta ostatnia pozycja bywa zaskoczeniem. Odzyskanie własnego mieszkania „na siebie”, bez zapewnienia najemcy alternatywy, oznacza w praktyce trzyletni okres wypowiedzenia.

Ustawa przewiduje też szczególną ochronę najemców, którzy ukończyli 75 lat i nie mają prawa do innego lokalu ani osób zobowiązanych do alimentacji. W takim przypadku wypowiedzenie odnosi skutek dopiero z chwilą śmierci najemcy.

Czy można wypowiedzieć najem ze skutkiem natychmiastowym?

To pytanie pada zawsze, gdy sytuacja robi się nieprzyjemna: awantury, zniszczenia, skargi sąsiadów. Odpowiedź jest mniej wygodna, niż większość właścicieli się spodziewa.

Art. 685 Kodeksu cywilnego rzeczywiście przewiduje, że jeżeli najemca lokalu rażąco lub uporczywie wykracza przeciwko porządkowi domowemu albo swoim zachowaniem czyni korzystanie z innych lokali uciążliwym, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Problem w tym, że przy lokalach mieszkalnych objętych ustawą o ochronie praw lokatorów obowiązuje art. 11 ust. 1, zgodnie z którym wypowiedzenie może nastąpić tylko z przyczyn wskazanych w tej ustawie. Przepisy ustawy mają wobec Kodeksu cywilnego charakter szczególny i w zakresie, który regulują, wyłączają jego stosowanie. Dokładnie ta sama sytuacja, czyli rażące naruszanie porządku domowego, jest w ustawie ujęta w art. 11 ust. 2 pkt 1, ale z miesięcznym okresem wypowiedzenia i po uprzednim pisemnym upomnieniu.

W praktyce oznacza to, że przy typowym najmie mieszkania właściciel nie dysponuje wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym. Nawet przy poważnych naruszeniach droga prowadzi przez upomnienie na piśmie i miesięczny termin. Art. 685 zachowuje realne znaczenie przede wszystkim poza zakresem ustawy, na przykład przy lokalach użytkowych.

To niewygodne, ale lepiej wiedzieć o tym przed wysłaniem pisma niż po. Wypowiedzenie „w trybie natychmiastowym” wręczone najemcy mieszkania z dużym prawdopodobieństwem okaże się bezskuteczne, a czas, który upłynie do wyjaśnienia sprawy, będzie działał na Twoją niekorzyść. W sprawach o dużym ciężarze gatunkowym warto skonsultować pismo z prawnikiem, zamiast improwizować.

Umowa na czas oznaczony

Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego umowę zawartą na czas oznaczony można wypowiedzieć wyłącznie w wypadkach określonych w umowie. Jeśli w umowie nie ma klauzuli wypowiedzenia, przed terminem końcowym pozostaje porozumienie stron albo skorzystanie z ustawowych przyczyn z art. 11.

Dla umów na czas nieoznaczony przy czynszu płatnym miesięcznie obowiązuje art. 688 Kodeksu cywilnego: najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Przepis dotyczy najmu lokalu i jest dla najemcy korzystniejszy niż ogólna reguła z art. 673 § 2. Przy mieszkaniach stosujemy art. 688.

Najem okazjonalny: co działa inaczej

Przy najmie okazjonalnym, pod warunkiem że dokonałeś zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu, stosuje się tylko wybrane przepisy ustawy. Z art. 11 obowiązują wyłącznie ust. 2 pkt 1–3 (art. 19e). Sześciomiesięczne i trzyletnie terminy związane z zamiarem zamieszkania nie mają tu zastosowania.

Umowa najmu okazjonalnego zawierana jest na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, a jej fundamentem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz wskazanie innego lokalu, w którym zamieszka po ewentualnej eksmisji.

Z tym wskazaniem wiąże się osobna podstawa zakończenia umowy: jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie innego. Gdy tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Wzór wypowiedzenia umowy najmu

Podgląd wzoru wypowiedzenia umowy najmu — Podgląd wzoru — kliknij, aby pobrać (PDF)

Pobierz wzór wypowiedzenia umowy najmu (PDF)

Formularz prowadzi Cię przez wszystkie elementy, których wymaga ustawa. Podstawę prawną zaznaczasz na liście, a przy każdej pozycji widnieje właściwy dla niej ustawowy okres wypowiedzenia, więc trudniej pomylić termin. Dalej: obowiązkowe wskazanie przyczyny, daty i wezwanie do wydania lokalu. Na drugiej stronie cztery punkty, które decydują o skuteczności pisma.

Niezależnie od formy dokumentu, wypowiedzenie doręcz w sposób, który da się udowodnić: listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo osobiście, za pokwitowaniem. Wypowiedzenie, którego doręczenia nie potrafisz wykazać, jest w sporze sądowym warte tyle, co niewysłane.

Co, jeśli najemca się nie wyprowadza

Upłynął okres wypowiedzenia. Umowa wygasła. Najemca nadal mieszka. To moment, w którym najwięcej właścicieli popełnia błąd, bo pokusa, żeby załatwić sprawę samodzielnie, jest ogromna.

Czego nie wolno zrobić

Wymiana zamków, odcięcie prądu, wody lub ogrzewania, zabranie drzwi czy blokowanie dostępu do lokalu to nie są „stanowcze środki”. To zachowania, które art. 191 § 1a Kodeksu karnego kwalifikuje jako stosowanie przemocy innego rodzaju w sposób istotnie utrudniający korzystanie z zajmowanego lokalu mieszkalnego. Grozi za nie odpowiedzialność karna, z karą pozbawienia wolności włącznie.

Paradoks jest bolesny: właściciel, któremu najemca nie płaci od pół roku, potrafi jednym ruchem zamienić się ze strony pokrzywdzonej w oskarżonego. Nie warto.

Co można i trzeba zrobić

Naliczaj odszkodowanie. Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów osoby zajmujące lokal bez tytułu prawnego są obowiązane do dnia opróżnienia lokalu co miesiąc uiszczać odszkodowanie odpowiadające wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby otrzymać z tytułu najmu tego lokalu. Jeżeli odszkodowanie nie pokrywa poniesionych strat, możesz dochodzić odszkodowania uzupełniającego. Naliczanie biegnie od dnia następującego po zakończeniu umowy. Dlatego tak istotne jest, aby data ustania najmu była bezsporna.

Złóż pozew o opróżnienie lokalu. Eksmisja w Polsce wymaga wyroku sądu. Sam wyrok to jednak nie koniec drogi: sąd bada z urzędu, czy najemcy przysługuje uprawnienie do najmu socjalnego lokalu, biorąc pod uwagę m.in. sytuację rodzinną i materialną. Orzeczenie takiego uprawnienia oznacza, że eksmisja czeka na wskazanie lokalu przez gminę, co potrafi trwać.

Licz się z okresem ochronnym. Art. 16 ustawy stanowi, że wyroków nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się w okresie od 1 listopada do 31 marca roku następnego włącznie, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu, do którego ma nastąpić przekwaterowanie. Wypowiedzenie wysłane we wrześniu z miesięcznym terminem realistycznie oznacza, że fizyczne odzyskanie lokalu może przesunąć się na wiosnę.

To właśnie dlatego najem okazjonalny ma dla właściciela wymierną wartość. Notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji pozwala pominąć etap procesu o eksmisję: po zakończeniu umowy doręczasz żądanie opróżnienia lokalu z podpisem urzędowo poświadczonym i terminem nie krótszym niż 7 dni, a po jego bezskutecznym upływie występujesz o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (art. 19d). Warunkiem jest jednak dopełnienie formalności na starcie, w tym zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.

Sześć błędów, które kosztują najwięcej

1. Brak wskazania przyczyny wypowiedzenia. Art. 11 ust. 1 wymaga jej wprost, pod rygorem nieważności. „Wypowiadam umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia” to pismo bezskuteczne.

2. Pominięcie pisemnego wezwania przy zaległościach. Trzy okresy zwłoki plus wezwanie z dodatkowym miesięcznym terminem. Dopiero wtedy powstaje podstawa do wypowiedzenia.

3. Wypowiedzenie „ze skutkiem natychmiastowym” przy mieszkaniu. Przy lokalach objętych ustawą taka konstrukcja co do zasady nie działa.

4. Zastosowanie zbyt krótkiego terminu. Zamiar zamieszkania we własnym lokalu bez zapewnienia najemcy alternatywy to trzy lata, nie trzy miesiące.

5. Sięganie po wypowiedzenie tam, gdzie wystarczyłoby porozumienie. Jeśli najemca i tak chce się wyprowadzić, porozumienie jest szybsze, tańsze i odporniejsze na podważenie.

6. Samodzielna „eksmisja”. Zamki i media to droga do odpowiedzialności karnej, a nie do odzyskania lokalu.

Terminy, o których łatwo zapomnieć

Każdy z tych dokumentów uruchamia nowy termin do pilnowania. Aneks przedłużający umowę przesuwa datę jej zakończenia. Wezwanie do zapłaty otwiera miesięczny termin, po którym dopiero można wypowiedzieć umowę. Wypowiedzenie rozpoczyna bieg okresu, po którym trzeba odebrać lokal, sporządzić protokół i rozliczyć kaucję. Porozumienie wyznacza datę wydania lokalu i termin zwrotu kaucji.

Przy dwóch mieszkaniach da się to utrzymać w głowie. Przy piętnastu już nie, a każde przeoczenie ma cenę: niepodniesiony czynsz przez kolejny rok, przegapiony moment na wypowiedzenie, przedłużona umowa, której nie chciałeś przedłużać, albo zaległość, która urosła do poziomu wymagającego sądu.

W Apartemo umowy, aneksy, porozumienia i wypowiedzenia przechowywane są przy konkretnym lokalu, a system pilnuje dat końca umowy, terminu wezwania i upływu okresu wypowiedzenia oraz przypomina o nich zawczasu. Dokumenty generujesz z danych, które już masz w systemie, zamiast przepisywać je ręcznie przy każdej zmianie. Więcej o uporządkowanym obiegu dokumentów najmu znajdziesz w tekście o systemie obsługi najmu.

Podsumowanie

Najem trwa dalej? Aneks. Kończy się za zgodą najemcy? Porozumienie. Kończy się wbrew niemu? Wypowiedzenie.
Porozumienie jest niedoceniane: bez przyczyny, bez ustawowych terminów, trudniejsze do podważenia. Rozważ je zawsze jako pierwsze.
Właściciel może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn ustawowych, na piśmie i ze wskazaniem przyczyny (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).
Przy zaległościach konieczne jest wcześniejsze pisemne wezwanie z dodatkowym miesięcznym terminem.
Wypowiedzenie natychmiastowe przy mieszkaniu praktycznie nie istnieje. Droga prowadzi przez upomnienie i miesięczny termin.
Eksmisja wymaga wyroku, a od 1 listopada do 31 marca obowiązuje okres ochronny. Samodzielne działania grożą odpowiedzialnością karną.

Dobrze przygotowany dokument to kwestia kilkunastu minut. Naprawianie skutków dokumentu sporządzonego wadliwie potrafi zająć kilka miesięcy i tyle samo czynszu.

Źródła

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, art. 77, art. 673, art. 685, art. 688
Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, art. 11, art. 16, art. 18, art. 19a, art. 19b, art. 19d, art. 19e
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, art. 191 § 1a

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wzory dokumentów wymagają dostosowania do konkretnego stanu faktycznego. W sprawach spornych, zwłaszcza przy wypowiedzeniu z powodu zaległości, zamiaru zamieszkania w lokalu lub postępowaniu o opróżnienie lokalu, rekomendujemy konsultację z radcą prawnym lub adwokatem.

Wypowiedzenie, Aneks i Porozumienie Stron: Wzory i Kiedy Ich Użyć